0,1 procents marginal på en affär värd 50 miljoner: så nära gick det

En leverantör inom systemintegration satt med ett anbud värt runt femtio miljoner kronor. För att vinna pressade de priset så hårt att marginalen som blev kvar låg på en tiondels procent. Två timmars försening i leveransen hade räckt för att äta upp hela vinsten.

Det var ingen slump att marginalen blev så tunn. Konkurrensen var hård. Tidigare upphandlingar hade visat att vinnaren ofta lagt sig trettio procent under listpris eller mer. För att inte förlora affären pressades priset ner, steg för steg, tills nästan ingenting av marginalen fanns kvar. Affären vanns till slut på just pris, i en del av utvärderingen där enbart siffran räknades. Inte kvalitet eller leveransförmåga.

Det som gjorde situationen hanterbar var en annan del av samma anbud. Konsulttjänsterna som levererades vid sidan av licenserna utvärderades inte på samma strikta sätt. Där fanns utrymme att ta ett pris som faktiskt bar sin egen kostnad. I det här fallet över tusen kronor i timmen. De två delarna av samma affär levde under helt olika ekonomiska villkor. Den ena delen bar hela risken. Den andra delen bar hela vinsten.

Det är en obekväm sanning i många stora offentliga affärer. En del av kontraktet, ofta den som syns tydligast i utvärderingen, pressas ner till marginaler som inte tål minsta avvikelse. En annan del, ofta mindre synlig, har betydligt mer utrymme. Ett bolag som ser bara helheten och prissätter allt lika riskerar att pressa fel del av affären. Pengar lämnas kvar på bordet i den del som faktiskt hade tålt ett sundare pris.

En affär utan marginal är en affär utan buffert den dagen något oväntat händer. Sjukfrånvaro, en leverantör som höjer sina priser, en medarbetare som behöver mer tid än planerat. Utan marginal blir varje sådan händelse ett hot mot företagets hela ekonomi, långt utöver det enskilda kontraktet. Det är den risken som byggs in redan i anbudsskedet, långt innan någon i företaget märker av den i vardagen.

Att vinna en affär till en marginal på en tiondels procent är i praktiken att vinna en möjlighet att gå med förlust. All planering bygger på att exakt ingenting går fel, under flera års avtalstid. Ingen försenad leverans, ingen extra kostnad, ingen indexuppräkning som inte hänger med. Verkligheten levererar sällan så perfekt. Förr eller senare dyker en avvikelse upp. Då är det marginalen som får ta smällen, eftersom den redan var borta från början.

Det är lätt att i efterhand säga att bolaget borde ha prissatt annorlunda. I stunden ser det annorlunda ut. Konkurrensen är verklig. Pressen att vinna är verklig. Risken att förlora en stor affär till en aktör som är villig att gå ännu lägre känns akut. Den kortsiktiga logiken är förståelig: vinn nu, oroa sig för marginalen senare. Den är också det som gör att så många offentliga kontrakt blir betydligt mindre lönsamma än vad de såg ut att vara i anbudsskedet.

Ett kontrakt som redan är undertecknat går sällan att prissätta om. Den tunna marginalen följer med hela avtalstiden, ofta flera år framöver. Varje ny störning, ett sent leverantörsbesked, en oväntad kostnadsökning, äter direkt av det som redan var minimalt. Ju längre avtalet löper, desto fler tillfällen finns det för något att gå snett, och desto mer riskabelt blir det att ha gått in med noll marginal att stå emot med.

Skillnaden mellan att gå i den här fällan och att undvika den ligger sällan i modet att sätta ett högre pris rakt av. Den ligger i att förstå exakt vilka delar av anbudet som faktiskt utvärderas hårt, och vilka delar som har utrymme. Pressa den del som ändå bara jämförs på pris. Ta fullt betalt i den del som inte granskas lika noga. Det är en helt annan strategi än att pressa allt lika mycket för att kännas konkurrenskraftig överallt.

Gå igenom ert senaste vunna kontrakt redan denna vecka. Dela upp det i de delar som faktiskt utvärderades i konkurrensen och de delar som bara skulle anges utan att jämföras lika strikt. Räkna ut den faktiska marginalen i respektive del, var för sig, inte som ett snitt för hela affären. Om en del av kontraktet bär hela risken medan en annan del knappt syns i utvärderingen, vet ni nu var nästa prissättning behöver tänka om.