Ni har förlorat fem upphandlingar i rad och fortfarande ingen aning om varför

Fem anbud skickade in. Fem beslut om att någon annan vann. Ingen i företaget kan riktigt säga varför, bara att det känns tungt, och att nästa upphandling redan väntar runt hörnet.

Det här mönstret är vanligare än det borde vara. Ett bolag lägger ner timmar på att skriva ett anbud, skickar in det, och väntar på beskedet. Kommer beskedet att de förlorat, öppnas tilldelningsbeslutet, kanske läses det en gång till. Sedan går alla vidare till nästa uppgift. Ingen ringer upphandlaren och frågar varför just deras svar hamnade lägre än vinnarens. Ingen jämför sin egen poängsättning mot vinnarens, trots att den informationen ofta går att begära ut.

Konsekvensen är att samma misstag upprepas, om och om igen, utan att någon vet vilket misstag som gör skillnaden. Ett bolag kan tro att priset var för högt, när det egentligen var referenserna som saknade rätt detaljer. Ett annat kan tro att kvaliteten brast, när det i själva verket var en formalitet. Ett dokument som saknades, eller kom in en dag för sent i fel format. Utan att veta exakt vad som gjorde skillnaden går det inte att rätta till rätt sak inför nästa försök.

Den goda nyheten är att svaret nästan alltid går att få. De flesta upphandlande myndigheter är skyldiga att kunna redogöra för hur ett anbud poängsatts. Många är villiga att gå igenom det i ett kort samtal efteråt, om någon faktiskt frågar. Det samtalet kallas ofta för en efterhandsgenomgång. Det är ett av de mest underutnyttjade verktygen som finns.

Fem förlorade upphandlingar utan förklaring väger tungt för ett mindre bolag, både i uteblivna intäkter och i tron på den egna förmågan. Att gång på gång inte veta varför tär på självförtroendet hos den som skriver anbuden, ofta mer än förlusten i sig. Den känslan sprider sig lätt till resten av teamet, som sakta börjar tvivla på om det ens är värt att fortsätta försöka.

Att begära en sådan genomgång kräver inte mycket. Ett kort mejl efter tilldelningsbeslutet räcker ofta. En fråga om det går att få återkoppling på det egna anbudet. Det brukar räcka för att få till ett möte eller ett skriftligt svar. Vad som krävs däremot är att någon faktiskt tar sig tiden varje gång ett anbud förloras. Även de gånger förlusten känns rutinmässig snarare än smärtsam.

Det är här de flesta bolag fastnar, inte i bristen på möjlighet utan i bristen på rutin. Att fråga efter en förlust kräver att man orkar möta obehaget i att höra exakt vad som brast. Det är lättare att bara gå vidare och hoppas på bättre lycka nästa gång. Känslan av att vilja lämna en förlust bakom sig är mänsklig och begriplig. Den är också precis det som gör att lärdomen aldrig fångas upp.

Det här är ingen engångsövning som görs efter en särskilt svidande förlust. Det behöver bli en fast rutin efter varenda tilldelningsbeslut, oavsett hur det kändes i stunden. En systematisk genomgång behöver inte vara komplicerad. Det räcker att varje förlorat anbud får en kort anteckning. Vad blev poängen? Vad sa myndigheten om skälen? Vad skiljde det egna svaret från vinnarens? Över tid, efter fem, tio eller femton sådana anteckningar, börjar mönster synas som ingen enskild förlust hade avslöjat på egen hand. Kanske är det alltid samma typ av krav som ger låg poäng. Kanske är det alltid en viss konkurrent som vinner på just kvalitet, aldrig på pris.

Det svåra är sällan att förstå att lärdomen finns att hämta. Det svåra är att hålla i rutinen efter varje förlust, gång på gång, år efter år, utan att någon utifrån kräver det. De flesta bolag som lyckas vända sin vinstprocent har inte gjort det genom en enskild insikt. De har gjort det genom att envist samla på sig lärdomar som ingen annan orkade samla.

Fem förluster utan lärdom är sällan slutet på mönstret. Det är oftast bara mitten. Utan en förändring fortsätter samma misstag in i nästa fem, och nästa fem efter det. Varje enskild förlust kostar mer än timmarna som lades ner på anbudet. Den kostar också chansen att bli bättre till nästa gång, en chans som försvinner så fort alla bara går vidare utan att fråga varför.