Referenskravet som stängde ute halva marknaden, med flit eller inte

Kravet lät oskyldigt. Anbudsgivaren ska ha minst tre referensuppdrag av motsvarande omfattning, genomförda under de senaste tre åren. För ett mindre eller medelstort bolag kan det kravet räcka för att aldrig ens komma till start. Oavsett hur väl de faktiskt hade kunnat utföra jobbet.

Höga referenskrav är ett av de vanligaste sätten en upphandling omedvetet gynnar de största aktörerna på marknaden. Ett stort bolag har naturligt fler uppdrag i den storleksordningen, bara för att de är fler anställda och tar fler affärer totalt sett. Ett mindre bolag kan vara precis lika skickligt. Det har helt enkelt inte hunnit samla lika många referenser av exakt den storleken, särskilt inte om det nyligen börjat rikta in sig på offentlig sektor.

Det finns en princip i upphandlingsregelverket som ska skydda mot just det här, proportionalitetsprincipen. Kraven som ställs ska stå i rimlig proportion till vad som faktiskt upphandlas. Ett krav som utesluter fullt kvalificerade leverantörer, utan att det egentligen behövs för att säkerställa kvaliteten, riskerar att bryta mot den principen. Ändå skrivs sådana krav om och om igen, ofta utan ont uppsåt. Upphandlaren har helt enkelt utgått från den leverantör de redan känner till, och skrivit kravet utifrån den bilden.

Det är här många mindre bolag ger upp för tidigt. De läser kravet, ser att de inte matchar exakt, och drar slutsatsen att upphandlingen inte är till för dem. Ibland stämmer det. Ofta finns det utrymme att antingen ifrågasätta kravet innan anbudstiden går ut, eller formulera sina egna referenser på ett sätt som visar motsvarande kompetens. Även om omfattningen inte är identisk.

För ett mindre bolag kan just den affären vara skillnaden mellan att kunna anställa fler eller behöva vänta ett år till. Ägaren som ser en fullt rimlig möjlighet stängas ute av ett krav som aldrig prövades känner sällan att det bara var otur. Det känns som en dörr som stängdes utan att någon ens knackade på den.

Att ifrågasätta ett krav behöver inte betyda en formell överprövning. Det första och enklaste steget är att ställa en fråga till upphandlaren under anbudstiden. Varför är kravet satt just så? Skulle motsvarande erfarenhet från flera mindre uppdrag kunna godtas istället för färre stora? Många upphandlare svarar faktiskt på den typen av frågor genom att förtydliga eller mjuka upp kravet. De inser själva att det annars stänger ute kvalificerade leverantörer i onödan.

Om ett sådant förtydligande inte kommer, och kravet ändå känns orimligt högt satt i förhållande till vad som upphandlas, finns överprövning som ett verktyg. Det är dock ett verktyg som kräver eftertanke, inte en reflex. En överprövning tar tid och kostar resurser. Den riskerar att skapa spänningar med en myndighet bolaget kanske vill göra affärer med i många år framöver. Den avvägningen förtjänar en egen genomgång, men grundprincipen är enkel. Ett krav som uppenbart och omotiverat gynnar en enda typ av aktör är värt att ifrågasätta. Oavsett om det sker genom en fråga eller en formell process.

Det svåra i det här är sällan att förstå att kravet är orimligt. De flesta känner igen känslan direkt när de läser ett referenskrav som verkar formulerat för att passa en helt annan leverantör. Det svåra är att faktiskt agera på den känslan, istället för att bara sucka och gå vidare till nästa upphandling. Att ställa frågan. Formulera invändningen tydligt. Stå kvar i dialogen tills ett svar faktiskt kommer. Det kräver ett engagemang som är lätt att tappa när tiden är knapp och nästa deadline redan väntar.

Den här typen av bedömning behöver göras varje gång ett nytt referenskrav dyker upp, även efter den första gången det kändes orättvist. Vanan att alltid ställa frågan är det som över tid öppnar fler dörrar än den som bara knackar på en enda gång. Den som orkar hålla i den processen, gång efter gång, är sällan den som har mest juridisk kunskap. Det är den som helt enkelt vägrar acceptera att dörren är stängd utan att först ha knackat på ordentligt.

Varje upphandling som passeras utan en enda fråga är en affär som redan är förlorad, oavsett hur bra bolaget faktiskt hade kunnat prestera. Multiplicerat över ett år, med flera liknande upphandlingar som alla stängs ute av samma typ av krav, blir det uteblivna intäkter som sällan syns i någon rapport. De syns bara som en marknad bolaget aldrig ens försökte ta sig in på.