Upphandlingen är redan avgjord innan den annonseras

Förfrågningsunderlaget landar i mejlen. Det känns som en ny möjlighet, öppen för alla. I verkligheten är loppet ofta redan kört.

Innan en upphandlande myndighet skriver ett enda krav har någon redan pratat med marknaden. En upphandlare ringer ett samtal. Hen går på en mässa, läser en offert från förra avtalet. De frågar sig vad som är rimligt att begära. Vilka leverantörer finns egentligen? Vad är för dyrt, och vad är för billigt? Den dialogen formar kraven. Den som redan syntes i det samtalet får ett underlag skrivet med sig i åtanke. Den som inte gjorde det läser bara facit, samma dag som alla andra.

Ett teknikkonsultbolag hade stark kompetens inom IT-drift. Ekonomin var stabil. De bestämde sig för att börja svara på offentliga upphandlingar. Referenserna var goda, personalomsättningen låg, kreditvärdigheten trygg. Det som saknades var något helt annat. Ingen i bolaget hade någonsin pratat med en enda upphandlande myndighet. Ingen visste vilka kommuner eller regioner som redan planerade att köpa det bolaget faktiskt kunde leverera. Första försöket blev därför ett test på en mindre, enklare upphandling. Inte den stora affären de egentligen siktade på.

Ett annat bolag inom säkerhetsbranschen hade länge tecknat abonnemang på en bevakningstjänst. Tjänsten levererade precis det den lovade, en lista över annonserade upphandlingar. Men listan kom alltid efter att kraven redan var satta. Rådet de fick var enkelt men obekvämt. Sluta vänta på annonsen. Identifiera de myndigheter som borde vara kunder om två år. Börja prata med dem nu.

Det här är den dyra delen av att inte känna till hur spelet fungerar. Ett bolag som bara svarar på det som redan annonserats konkurrerar alltid på samma villkor som alla andra. Ingen relation, ingen förkunskap, inget sätt att påverka hur kraven formuleras. Enda sättet att sticka ut blir då priset. Så uppstår en spiral. Fler och fler bolag pressar sina marginaler för att vinna något. Det är det enda konkurrensmedel som återstår när ingen relation finns att luta sig mot.

De flesta som är nya i offentlig sektor tror att upphandling är juridik. Ett regelverk att lära sig, en blankett att fylla i rätt. Det är sant, men bara halva bilden. Bakom varje krav sitter en människa. Hon har redan pratat med några leverantörer innan hon skrev kravet. Reglerna om likabehandling och transparens gäller själva upphandlingen, inte tiden innan den existerar. Den tiden är öppen för dialog. Den utnyttjas sällan av de bolag som mest skulle behöva den.

Missförståndet kostar mer än folk tror. Ett bolag som konsekvent hoppar in först när annonsen kommer förlorar mer än den enskilda affären. Det förlorar möjligheten att forma villkoren så att den egna styrkan syns i kraven. Referenskrav, kompetensnivåer, volymer, allt sätts av någon annan. Ofta med en konkurrent som förebild, eftersom den konkurrenten redan var med och pratade.

Det går att vända på det, men det tar tid att bygga. Ingen dialog i förväg ger en snabb vinst nästa vecka. Det som går att göra direkt är att se hur läget faktiskt ser ut just nu, innan nästa upphandling annonseras.

Varje månad utan ett enda samtal är en månad där någon annan hinner före. Den upphandling som annonseras om ett halvår formas redan nu, av de samtal som förs eller inte förs den här veckan. Vänta ytterligare ett år, och samma mönster upprepas. Fast med ett år mindre kvar att bygga relationen på innan nästa stora affär avgörs. Det är sällan bristen på kompetens som sätter stopp för de här bolagen. Det är att ingen räknat på vad tystnaden faktiskt kostar över flera år i rad, i uteblivna kontrakt som gått till någon som vågade höra av sig i tid.

Ta fram en lista över de offentliga kunder som borde vara relevanta för er. Kommuner, regioner eller myndigheter som köper det ni redan levererar till privata kunder. Räkna sedan hur många av dem ni haft ett riktigt samtal med de senaste två åren. Inte skickat ett mejl. Ett samtal där någon lyssnade och ni fick svar tillbaka.

För de flesta bolag som gör den här övningen för första gången blir siffran låg, ofta noll. Det är inte ett misslyckande. Det är bara det första beviset på var affären egentligen avgörs, långt innan något underlag skickas ut.